Che si tratti di compleanni, ricevimenti o convegni la scelta dello spazio in cui organizzare il proprio evento è sempre delicata quanto fondamentale: rimuginare troppo sui pro e sui contro di ciascuna location, infatti, rischia di far perdere tempo prezioso da destinare ad altri aspetti dell’organizzazione. L’offerta di location per eventi è davvero ampia ed è facile sentirsi disorientati tra i consigli degli amici e i risultati di ricerca su Google. Seguite i nostri 5 consigli di location scouting e project management per individuare la location giusta per il vostro evento senza sbagliare.

1. Definite il budget

Stabilire la cifra a disposizione per la location del proprio evento permette di effettuare una grande scrematura preliminare e di risparmiare moltissimo tempo: in questo modo non rischiate di focalizzarvi su spazi fuori budget e di trovare successivamente già occupati quelli che rientrano nelle vostre possibilità.

Se il budget è limitato meglio evitare location non specializzate per eventi, sia nel caso di eventi aziendali sia di eventi privati. Si rischia infatti di dover sopperire a condizionamenti architettonici, spazi angusti e problemi tecnici vari ed eventuali a caro prezzo.

2. Individuate i destinatari dell‘evento

Oltre al budget il numero di partecipanti all’evento è un ulteriore criterio imprescindibile per la scelta della location. Evitate se possibile spazi troppo piccoli o, al contrario, troppo grandi: i primi potrebbero creare seri inconvenienti logistici, mentre i secondi rischiano di trasmettere l’impressione di un evento non riuscito. Assicuratevi, quindi, di sollecitare gli invitati a dare la propria adesione per tempo, magari attraverso un sito web realizzato appositamente per raccogliere i contatti dei partecipanti o una newsletter, o ancora, per gli eventi non aziendali, attraverso un evento privato su Facebook.

In caso di meeting ed eventi legati al mondo del business occorre individuare le caratteristiche dei destinatari dell’evento anche per intercettare le loro necessità e determinare il tono dell’iniziativa. Si tratta di addetti ai lavori del settore moda? L’effetto wow di una location inaspettata (con un conseguente grande investimento sul design) è fondamentale. L’evento si rivolge ad un team di sviluppatori di startup? Lo spazio scelto non potrà prescindere dalla presenza di un ottimo wi-fi.

L’età di clienti e partecipanti influenza la scelta dello spazio designato? Secondo ad alcune ricerche sì: i più giovani preferiscono location con un appeal interessante e sono tendenzialmente più attenti ai costi, mentre i senior prestano maggiore attenzione a raggiungibilità ed affidabilità.

3. Stabilite di che evento si tratta

Matrimoni, lauree, convegni, mostre, presentazioni di prodotti o eventi aziendali sono occasioni molto diverse tra loro e pertanto richiederanno spazi differenti con caratteristiche imprescindibili. Sarebbe impensabile organizzare un congresso in una sala priva di sufficienti posti a sedere, senza un’adeguata attrezzatura audio e video e sprovvista degli irrinunciabili requisiti acustici, anche se sempre più spesso negli ultimi anni si sta assistendo alla scelta di location meno tradizionali, soprattutto per meeting ed eventi aziendali, in linea con l’adozione da parte delle imprese di uno stile comunicativo tendenzialmente più informale, in linea con gli obiettivi di team building fra i membri della squadra di lavoro.

In linea di massima il trucco sta sempre nel chiedersi se l’atmosfera dell’ambiente combaci con il mood generale del proprio evento. Qualche esempio? Se l’obiettivo è quello di rafforzare intimità e coesione un centro benessere potrebbe essere la scelta giusta; meglio evitare un resort di lusso, invece, se l’evento è incentrato su tematiche quali storia, tradizione e cultura.

Come muoversi invece per feste come diciottesimi, compleanni e ricevimenti a tema? Per gli eventi privati consigliamo strutture polifunzionali con spazi e arredi modulabili, adattabili ai gusti e alle esigenze del cliente, che garantiscano un livello di personalizzazione estremo. Di solito sono dotati di sale neutre, trasformabili e divisibili ma perfettamente attrezzate per ogni evenienza, e talvolta anche di un giardino o di un ambiente all’aperto. Attenzione però: se da un lato l’assenza di ambienti specifici costituisce uno sprone per la creatività, dall’altro, invece, può mettere in seria difficoltà gli organizzatori meno esperti.

Gli ultimi trend in fatto di organizzazione di eventi vedono protagonisti gli spazi non specializzati come magazzini in disuso, sale prova, musei, fabbriche dismesse, masserie, loft, studi fotografici e anche mete naturalistiche. Quale scegliere? Ricordate sempre che è l’evento a doversi adattare allo spazio e non viceversa. Meglio evitare allestimenti elaborati per location già di per sé particolari come castelli, edifici storici o luoghi incontaminati.

4. Scegliete la data

Più la città in cui si vuole organizzare il proprio evento è grande, maggiore è il rischio di non riuscire a prenotare la location per tempo, a meno che non si decida di muoversi con largo anticipo. Individuare tempestivamente una data per il proprio evento, inoltre, aiuterà a prendere adeguatamente in considerazione aspetti meteorologici (organizzare un buffet all’aperto nel mese di marzo sarebbe inadeguato) ed organizzativi (stilare una tabella di marcia per la consegna degli inviti, prenotare il catering, trasportare gli allestimenti, ecc.)

Quando possibile, meglio contattare i destinatari dell’evento per individuare un range di date che metta d’accordo tutti o quasi.

5. Non trascurate la logistica

Un metodo infallibile per evitare sorprese all’ultimo momento è quello di creare una lista di dispositivi e supporti logistici che saranno necessari per l’evento e confrontarlo con i servizi che la location mette a disposizione. Anche l’eventuale presenza di barriere architettoniche potrebbe costituire un problema inaspettato su cui è sempre opportuno informarsi per tempo.

I partecipanti all’evento si muoveranno da città o addirittura da paesi diversi per raggiungere la location? Meglio escludere gli spazi troppo lontani optando idealmente per quelli collocati a metà tragitto per tutti. Sarà comunque fondamentale verificare, a seconda del caso, la distanza dall’aeroporto, la disponibilità di collegamenti gratuiti da e per la location, il costo medio di un trasferimento, ecc.

Tenete comunque presente che la scelta di una struttura distante dalle principali vie di comunicazione potrebbe essere un espediente per favorire la socializzazione tra i partecipanti, senza, però, che questo elemento si traduca in difficoltà negli spostamenti.

Attenzione anche alle indicazioni sulla capienza massima del locale prescelto per garantire la sicurezza degli ospiti! Per essere infine davvero sicuri della propria scelta è possibile chiedere al gestore di visitare lo spazio designato nel corso di un evento analogo in modo da valutarne concretamente l’adeguatezza.

I dubbi o le curiosità riguardo la scelta della location perfetta per l’evento a cui state pensando persistono anche dopo la lettura di questo articolo? Wei Events è sempre a disposizione per una consulenza personalizzata!